7. apr. 2020

Kuigi eriolukorra tõttu ei ole   võimalik korraldada suuri füüsilisi kohtumisi, ei pea see takistama üldkoosolekute pidamist, olgu osalejaid 20 või 200. Alternatiiv koosoleku edasilükkamisele on selle läbiviimine digitaalselt, video vahendusel ning digitaalse registreerimissüsteemi ja hääletamisega. Üldkoosoleku läbiviimine digitaalselt on eriti tähtis organisatsioonidele siis, kui on vaja vastu võtta raamatupidamise aastaaruanne, tegevuskava või uue juhatuse valimine enne suve (viimasega on aga digitaalse lahenduse kasutamisel mõningased takistused).

Kas meie üldkoosolekut saab pidada digitaalselt? 

Kui üldkoosolekul on päevakorras punkte, mis vajab erinevatesse registritesse kannete tegemist, siis praeguse seaduandluse raames ei ole MTÜdel võimalik digitaalselt neid koosolekuid pidada. Kui aga koosoleku päevakorras on eelarve, tegevuskava, majandusaasta aruanne ja muud kokkuvõtted, siis on oluline kvoorumi kohalolu tõendamine ja põhikirja järgne toimimine. Lisaks on oluline, et liikmed oleksid teadlikud, kuidas protsess hakkab toimuma.

Sündmus peab aga vastama kokkukutsumise põhimääruses, protokollis jms sätestatule. Seega osaledes läbi digitaalse platvormi, kus koosolek toimub, peavad liikmetel olema samad õigused ja võimalused osalemiseks nagu ka füüsilisel koosolekul. See tähendab, et liikmetel peavad olema vajalikud tehnoloogilised vahendid, aga ka seda, et neil on vajalikud eeldused selle kasutamiseks. Tavaliselt kutsub üldkoosoleku kokku organisatsiooni juhatus ja seepärast peab juhatus otsustama, et üldkoosolek toimub digitaalselt. 

Kui üldkoosolekul on vaja valida uus juhatus, mis hiljem ka äriregistris läheb muutmisele, siis see eeldab aga füüsilist kohtumist. Hetkel on seadusandlus ka muutmisel. Täpsem info antud protsessi kohta on leitav vabaühenduste liidu postituses. 

Millised digitaalsed lahendused on olemas?

Videokoosolek

Esmalt selleks, et suure seltskonnaga koosolekuid pidada, on kindlasti vaja mõelda digilahenduste peale, kus on võimalik videos osaleda paljudel inimestel. Selleks sobivad hästi programmid nagu Microsoft Teams, Skype for Business ja ka BigBlueButton ning ilmselt nüüdseks paljudele tuntud Zoom. Kõikide keskkondade puhul pole aga tasuta versioonid tihtipeale väga kasulikud, kuna piiratud on kas lubatud osalejate arv või kehtib koosolekul ajapiirang. Näiteks BigBlueButtonil on hetkel 30 minuti piirang ja Zoomis on kuni 100 inimesega koosolekud küll võimalikud, aga neil on ajaline piirang kõige enam 40 minutit.

Seetõttu soovitame mõelda, kas organisatsioonil on võimalik osta kuumaksena enda organisatsioonile Zoom või GoToMeetings, mis on vastavalt 14.99$, 14$ või  kuumaksena. Skype for Business on hetkel pool aastat tasuta ning tavaliselt maksab 10.50€ kuus kasutaja kohta, kuid sinna hinna sisse kuuluvad ka muud Microsoft Office’i tarkvara võimalused. See võimaldab rohkem kasutada koosoleku haldamise võimalusi ning samuti tekib piiramatu ajaga koosolekute pidamise võimalus. Zoomil on näiteks väga mugav “raise your hand” funktsioon, kus sõna sooviv inimene saab anda märku sellest ning koosoleku modereerija saab hõlpsalt seda jälgida. 

Hääletamine ja juhatuse valimine

Head vabavara programmi hääletamiseks küll pole (on olemas voxvote, aga see pigem koolis kasutamiseks loengute jms ajal), mis võimaldaks kuni 100 inimesel hääletada dokumentide vastuvõtmise või juhatuse valimise osas. Pakutakse tasulisi programme – näiteks eVote, ja electionrunner. Esimese puhul tuleb pakkumist küsida, teisel on ka tasuta versioon, kuid see on kuni 20 hääletajaga. Tuleb katsetada ja võrrelda programme, mis teie organisatsioonile sobiks. Kindlasti eelnevalt testida kuidas teie valimissüsteem sobib programmidega.

Võimalus on hääletada ka Google Formsi, Surveymonkey jms abil. Neid saab kasutada kahel viisil: looge ühine link ja laske delegaatidel end vormis identifitseerida delegaatide numbrite või nimedega või kasutage e-posti loendit, kus on võimalik vastuseid jälgida.  Küsimustikku saab lisada kandidaadi pildi, kirjelduse ja ei/jah valikuvariandi, mis ei ole kohustusliku küsimusena ning lasta inimestel vähemalt ühe või mitme kandidaadi poolt hääletada. Salajase hääletamise puhul on korraldajate jaoks tähtis näha, kes on hääletanud, kuid jätta see info siiski teiste jaoks anonüümseks. Üks viis valijate loendamise tagamiseks on nõuda vastuseid kõigilt koosolekul osalenutelt ning seejuures ka anda võimalus hääletada tühjalt. Mis puudutab koosolekult lahkumist või tehnilisi probleeme, siis sellest peab olema võimalik läbi sõnumi koheselt teavitada üldkoosoleku juhte ja osalejaid. Kindlasti tasub enne üldkoosolekut hääletamine läbi proovida, et leida võimalikke kitsaskohti. 

Registreerimislehed ja otsuste kinnitamine

Kindlasti on väga oluline, et koosolekul oleks registreerimisleht olemas, mille alusel on teada, mitu inimest osalesid koosolekul. See on eriti oluline juhatuse valimisel, kui on vaja MTÜ juhatus ka hiljem äriregistris vahetada. Vabaühenduste Liit on loonud õpetuspunktid, kuidas tuleb käituda ja millega arvestada kui MTÜ juhatus vahetub. Seal on ka info selle kohta, et kõikidel koosolekul osalejate digiallkirjad peavad olema olemas, mis tunnistaksid nende osalemist üldkoosolekul ja muudaks hääletamise juriidiliselt korrektseks.

Selleks, et registreerimisleht kõigi poolt digiallkirjastada, on väga heaks keskkonnaks Dokobit. Inimesi saab kutsuda emaili või isikukoodi alusel allkirjastama. Kuni 30. aprillini pakuvad nad teenust ka tasuta, lisaks on neil olemas eesti keelne tugi, et lähtuvalt organisatsiooni küsimustest teemasid katta. 

Arutelud üldkoosolekul

Mis puudutab üldkoosolekul arutelu all olevaid punkte, siis on võimalik need panna Google Docsi üles ning seal teha jooksvalt ettepanekuid, mida siis redaktsioonikomisjon üldkoosolekul saab jooksvalt jälgida ja muutusi ellu viia. Kui digitaalne koosolek toimub vastavalt põhikirjale, võib koosolek käsitleda kõiki küsimusi, ms on päevakorras. Siiski soovitame, kui on plaanis üldkoosolekul pidada suuremaid arutelusid või teha muudatusi dokumentides, et need oleks varasemalt läbi arutatud koos üldkoosoleku liikmetega, et üldkoosolek oleks produktiivne. Näiteks võib esineda küsimusi, kus soovite palju arutleda või on oodata palju ettepanekuid/muudatusi dokumentidele, mille lahendamine digitaalselt keeruline.

Soovitame teha ka Exceli kujul koosoleku ajakava, kus on iga päevakorrapunkti kõrvale pandud aeg, mis võtab selle päevakorra punkti arutamiseks. Näiteks, et arutelu selle dokumendi peale kulub 10 min (oleneb ka, kas teil on kuidagi põhikirjas või kodukirjas üldkooosoleku detailid täpsemalt kirjas). Samamoodi planeerida orienteeruvalt hääletamise aeg.